Al meer dan 60 jaar screent BVFA/ABAF de communicatie van Belgische beursgenoteerde bedrijven met de financiële gemeenschap in het algemeen en met financiële analisten in het bijzonder. Zowel dagelijkse communicatie (bv. persberichten) als permanente informatietools (bv. website) komen daarbij aan bod.
De beoordeling van elke onderneming — zo’n 50 in totaal — gebeurt via een uitgebreide bevraging, onderverdeeld in verschillende categorieën. Meer dan 50 hoofdzakelijk lokale analisten doen mee aan deze oefening. De resultaten van de bevraging vormen de basis voor het jaarlijkse Awards-event, waarbij de “Award for Best Financial Communication” wordt uitgereikt aan het bedrijf met de hoogste scores. Een hele opgave, waarvoor iO de perfecte oplossing zocht en vond.
Van 200+ surveys naar één
De vraag van BVFA/ABAF was complex, aangezien niet elke respondent dezelfde vragen moest beantwoorden. Kort samengevat was er een ‘horizontale’ en ‘verticale’ structuur waarmee we rekening moesten houden. Horizontale analisten kregen minder vragen maar moesten meer bedrijven beoordelen. Verticale analisten kregen meer vragen per survey maar moesten minder bedrijven beoordelen.
Om te vermijden dat we tientallen verschillende surveys moesten uitsturen, gingen we op zoek naar een tool waarin we één survey zo konden stroomlijnen dat hij automatisch de juiste vragen en bedrijven aan de juiste analisten koppelde. De oplossing vonden we in Selligent Marketing Cloud.
Persoonlijk en stapsgewijs
Elke analist werd via een e-mail uitgenodigd om deel te nemen aan de survey. Deze e-invite werd verstuurd via Selligent en leidde naar een landingspagina. Op die pagina stond uitleg over de survey en deelnemers konden er doorklikken naar hun persoonlijke profiel. Daar vonden ze alle surveys waarvoor zij persoonlijk uitgenodigd waren.
Aangezien elke analist grondig research moest doen om alle vragen te beantwoorden, was het voor hen onmogelijk om de surveys in één keer te voltooien. Daarom voorzagen we de optie om elke survey stapsgewijs en op eigen tempo te voltooien. Zolang een survey niet als voltooid gemarkeerd was, kon elke respondent er dus later op terugkomen en de antwoorden aanpassen.
En dan … punten scoren
Eens alle surveys afgehandeld — en dus gesloten — waren, begon de verwerking van de scores. De berekening ervan gebeurde via één grote specifiek ontwikkelde ‘Stored Procedure’ (Structured Query Language) en werkte met verschillende tussenberekeningen om een correct eindresultaat te krijgen.
De moeilijkheid van de quotering lag vooral in de specificaties van de analisten en de bedrijven waaraan ze gekoppeld werden. Om de scoreberekening te vereenvoudigen, implementeerden we business rules waar nodig.
Bijvoorbeeld: een analist krijgt één bedrijf (of meerdere bedrijven) met een specifieke ‘company type’ toegewezen. Die bedrijven moet de analist dan voor een bepaalde ‘score categorie’ beoordelen. De correlatie tussen de data moest dus altijd aanwezig zijn om een nauwkeurig en correct resultaat te verkrijgen.
Toegewijd dashboard voor rapportage
Via een gepersonaliseerde URL gaven we BVFA/ABAF-medewerkers toegang tot een toegewijd dashboard. Hier zagen ze hoeveel analisten de surveys al hadden ingevuld, wat de opvolging door BVFA/ABAF aanzienlijk vereenvoudigde.
Eens alle resultaten bekend waren, liet het dashboard ook toe om per bedrijf een rapportage in pdf-vorm te downloaden waarin de ranking van alle bedrijven en ook die van een specifiek bedrijf getoond werd.
Kan jij onze marketing automation-expertise gebruiken?
Onze specialisten staan klaar om jouw complexe uitdagingen aan te gaan.
