Definities

AIV: deze algemene inkoop voorwaarden.

AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Diensten: alles wat de Leverancier uitvoert of levert op grond van een Overeenkomst, zoals de levering van diensten, goederen, software, hardware, (digitale) data, licenties en rechten, (…).

Diensten van derden: alle diensten, goederen, software, hardware, (digitale) data, licenties en elke andere rechten van derden, (…) die de Leverancier als onderdeel van de Diensten levert aan iO.

IE-rechten: alle vormen van intellectuele eigendomsrechten.

iO: alle vennootschappen die behoren tot de groep van ondernemingen onder de naar Belgisch recht opgerichte holding vennootschap iO Group NV met ondernemingsnummer 0712.677.311.

Leverancier: de vennootschap die Diensten levert aan iO of daartoe een aanbieding heeft gedaan.

Overeenkomst: een overeenkomst die Partijen willen aangaan of zijn aangegaan van welke aard dan ook.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

PO: een door een rechtmatig vertegenwoordiger van iO getekende bestelbon (‘Purchase Order’) met specificatie van de te leveren Diensten.

PO-nummer: het unieke nummer dat te vinden is op een PO.

1.       Toepassingsgebied

1.1.      De AIV zijn van toepassing op elke offerte, bestelling of enige Overeenkomst die iO aangaat met een Leverancier. Algemene of andere voorwaarden van de Leverancier of derden zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.

1.2.      De AIV gelden voor alle vennootschappen die behoren tot iO. Deze vennootschappen kunnen ten aanzien van de Leverancier rechtstreeks beroep doen op deze AIV.

2.       Offertes en totstandkoming Overeenkomst

2.1.      Offertes van de Leverancier zijn ten minste 3 maanden geldig en kunnen tussentijds niet door de Leverancier worden herzien of herroepen.

2.2.      Door het uitbrengen van een offerte verklaart de Leverancier dat hij voldoende op de hoogte is van de wensen en eisen van iO met betrekking tot de te leveren Diensten.

2.3.      Alle Overeenkomsten kunnen slechts geldig worden aangegaan na de afgifte van een PO aan de Leverancier door iO.

3.        Uitvoering van de Overeenkomst

3.1.      De Leverancier zal een Overeenkomst tijdig, correct en volgens marktstandaarden uitvoeren. De in een Overeenkomst opgenomen termijnen zijn bindend voor de Leverancier. De leveringstermijnen kunnen door iO worden gewijzigd, door tijdige kennisgeving aan de Leverancier.

3.2.      De Leverancier kan een Overeenkomst niet beëindigen zolang de Diensten niet volledig zijn geleverd.

3.3.      Als de Diensten of een onderdeel ervan niet geleverd zijn binnen de termijn zoals bepaald in een Overeenkomst, zal iO het recht hebben om behoudens enig ander recht:

·        de niet-geleverde Diensten en de Diensten die wel geleverd zijn, maar die niet effectief en commercieel gebruikt kunnen worden wegens het ontbreken van bepaalde onderdelen, kosteloos te annuleren;

·        op risico en voor rekening van de Leverancier alle Diensten aan hem terug te bezorgen en van de Leverancier alle betalingen in verband hiermee terug te krijgen;

·        van de Leverancier alle bijkomende uitgaven te bekomen die iO in redelijkheid heeft moeten maken om Diensten van derden te verkrijgen om de Diensten te vervangen of de ontbrekende onderdelen aan te vullen.

4.       Kwaliteit en levering

4.1.      De Leverancier zal de Diensten opleveren conform de leveringsvoorwaarden en acceptatietests en -procedures zoals overeengekomen.

4.2.      De Leverancier garandeert dat de Diensten beantwoorden aan alle specificaties zoals overeengekomen of bepaald in een Overeenkomst. De Leverancier garandeert dat de Diensten kunnen worden ingezet voor het door iO beoogde gebruik en voldoen aan alle relevante en geldende wetgeving, voorschriften en vereisten die van toepassing zijn op de desbetreffende Diensten en voldoen aan hetgeen in het algemeen van de desbetreffende Diensten mag worden verwacht.

4.3.      Alle door de Leverancier aan iO te leveren Diensten kunnen worden onderworpen aan een inspectie en/of acceptatietest. De inspectie door iO houdt geen erkenning in dat het geleverde voldoet aan het bepaalde in een Overeenkomst en ontslaat Leverancier niet van zijn verplichting om gebreken te herstellen als onderdeel van een onderhouds-, beheers- en/of andere garantieverplichting.

4.4.      Indien de Diensten het leveren van goederen betreft, geschiedt dit op de locatie die is bepaald in de PO. Het transport en de levering van goederen zijn op risico en kosten van de Leverancier.

4.5.      Alle goederen moeten op geschikte wijze zijn verpakt en veilig worden vervoerd. Alle verpakkingen of enig ander materiaal worden door de Leverancier milieuvriendelijk verwerkt en afgevoerd.

4.6.      Betaling van de facturen impliceert niet de aanvaarding van de geleverde Diensten.

4.7.      iO heeft na levering minstens een periode van 6 maanden  om gebreken in de Diensten vast te stellen en te melden. (hierna ‘de Waarborgperiode’) Voor verborgen gebreken die niet redelijkerwijze tijdens inspectie en/of acceptatietest konden worden ontdekt, gaat deze periode in op de dag dat deze gebreken aan iO bekend worden. Indien iO binnen de Waarborgperiode de Leverancier kennisgeeft van een gebrek in de Diensten, zal de Leverancier met de grootst mogelijke snelheid de Diensten herstellen of vervangen om de gebreken te verhelpen zonder kost voor iO. Voor de herstelde of vervangen Diensten geldt een volledige Waarborgperiode vanaf de datum van vervanging of herstelling.

4.8.      Waar de Diensten het leveren van goederen betreft, verleent de Leverancier tenminste een garantie van 24 maanden vanaf het moment dat iO de goederen heeft geïnspecteerd/geaccepteerd. De Leverancier garandeert bovendien dat voor een periode van tenminste vijf jaar na levering van de goederen, reserveonderdelen van de goederen kunnen worden geleverd.

5.       Prijs

5.1.      Prijzen worden steeds opgegeven in Euro en exclusief btw. Alle andere lasten, taksen of belastingen van welke aard zijn ten laste van de Leverancier en dienen opgenomen te zijn in de prijs.

5.2.      Reistijden en/of andere kosten worden niet vergoed, tenzij expliciet aangegeven in een Overeenkomst.

5.3.      Prijzen kunnen tijdens de looptijd van een Overeenkomst niet eenzijdig worden gewijzigd of geïndexeerd zonder schriftelijke toestemming van iO.

5.4.      Indien de prijs voor de Diensten in regie/op basis van nacalculatie wordt bepaald, dient er maandelijks een urenverantwoording te worden afgeleverd en goedgekeurd door iO. 

6.       Facturatie

6.1.      De Leverancier zal maandelijks alle gepresteerde Diensten factureren, tenzij anders overeengekomen.

6.2.      Facturen zijn enkel geldig als ze naar een PO-nummer van iO verwijzen en alle wettelijke vermeldingen bevatten. iO heeft geen betaalverplichting voor ongeldige facturen.

6.3.      De facturen dienen digitaal verstuurd te worden naar invoices.be@iodigital.com voor België en invoices.nl@iodigital.com voor Nederland.

6.4.      Voor alle facturen geldt een betaaltermijn van minimaal 30 kalenderdagen na factuurdatum.

6.5.      Indien de Leverancier de Diensten direct aan de eindklanten van iO levert en de Leverancier hiervan op de hoogte is gesteld, heeft iO pas een betaalverplichting wanneer die eindklant iO hiervoor heeft betaald.

6.6.      iO heeft het recht om een betaalverplichting op te schorten of te verrekenen met een vordering van de Leverancier.

6.7.      In geval van ongeldig laattijdige betaling door iO heeft de Leverancier na een schriftelijke ingebrekestelling uitsluitend recht op wettelijk bepaalde interesten. Eventuele invorderingskosten of andere kosten van de Leverancier worden geacht door deze interest vergoed te zijn.

7.       Eigendom en IE-rechten

7.1.      Eigendom van de geleverde goederen gaat over op het ogenblik van de levering. Indien iO de Leverancier al betaald heeft voor de levering van de goederen, dan vindt de eigendomsoverdracht plaats op het moment van betaling.

7.2.      Het risico op verlies en beschadiging van de te leveren goederen rust bij de Leverancier tot het moment van de levering op de locatie zoals vermeld op de PO.

7.3.      Alle aan de Leverancier ter beschikking gestelde en/of uitgeleende goederen blijven eigendom van iO.

7.4.      Alle IE-rechten blijven bij de partij of diens licentiegever waarbij het IE-recht vóór het aangaan van een Overeenkomst lag. Als er in de uitvoering van een Overeenkomst IE-rechten ontstaan, worden die voor nu en alsdan overgedragen aan iO.

7.5.      Indien en voor zover er op de geleverde Diensten al bestaande IE-rechten rusten, verleent de Leverancier aan iO hierbij een gebruiksrecht met betrekking tot die IE-rechten met die reikwijdte die iO nodig heeft om de Diensten normaal te kunnen gebruiken.

8.       Vertrouwelijkheid 

8.1.      Partijen behandelen alle informatie die zij van de andere partij ontvangen strikt vertrouwelijk. Informatie wordt enkel gedeeld met personen die bij (de uitvoering van) een Overeenkomst betrokken zijn en daar kennis van moeten nemen. Partijen treffen passende maatregelen om de vertrouwelijkheid te waarborgen van de informatie die van de andere partij afkomstig is.

8.2.      Partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie te vernietigen op eerste verzoek van de andere partij, of bij het einde van een Overeenkomst.

9.       Privacy en persoonsgegevens

9.1.      Als de Leverancier op enig moment als verwerker ten opzichte van iO moet worden aangemerkt, en iO als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, kan op eerste verzoek van iO een afzonderlijke verwerkersovereenkomst worden aangegaan zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

9.2.      De Leverancier zal dan in ieder geval slechts Persoonsgegevens van iO verwerken voor zover dat noodzakelijk is om de Diensten uit te voeren. Na beëindiging van een Overeenkomst of op verzoek van iO zal de Leverancier de Persoonsgegevens verwijderen, behoudens een wettelijke verplichting om de Persoonsgegevens langer te bewaren. 

9.3.      De Leverancier zal in de hoedanigheid van verwerker de nodige bijstand verlenen aan iO om te voldoen aan de bepalingen uit de AVG.

9.4.      De Leverancier zal een inbreuk in verband met de Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en ten laatste binnen 24 uur melden aan iO.

9.5.      De Leverancier verwerkt alle Persoonsgegevens in België of Nederland, dan wel in de Europese Unie of landen met een adequaat beschermingsniveau. Het verwerken van Persoonsgegevens buiten de Europese Unie zal alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van iO. 

9.6.      De Leverancier zal enkel subverwerkers aanstellen na schriftelijke goedkeuring door iO. De Leverancier zal een eventuele subverwerker verplichten de bepalingen van een Overeenkomst na te leven. De Leverancier blijft verantwoordelijk voor de subverwerker.

9.7.      De Leverancier zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de Persoonsgegevens adequaat te beveiligen.

9.8.      iO kan periodiek (laten) controleren of wordt voldaan aan de AVG door de Leverancier. De Leverancier zal hieraan alle medewerking verlenen. Dit zal vooraf binnen een redelijk termijn aan de Leverancier worden gemeld. Indien uit de controle blijkt dat de Leverancier tekortgeschoten is in de nakoming van enige verplichting op grond van de AVG of enige Overeenkomst tussen de Partijen, herstelt de Leverancier de tekortkomingen onmiddellijk op eigen kosten en komen de kosten van de controle voor rekening van Verwerker, onverminderd de overige rechten van iO.

10.     Duur en beëindiging

10.1.   Tenzij anders wordt overeengekomen, wordt een Overeenkomst aangegaan voor onbepaalde duur.

10.2.   Een Overeenkomst die voor onbepaalde duur is aangegaan, kan door iO worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand.

10.3.   Een Overeenkomst van bepaalde duur eindigt van rechtswege aan het einde van de overeengekomen looptijd. Als Partijen na afloop van een Overeenkomst hier uitvoering aan blijven geven, blijven de voorwaarden van kracht en is iO gerechtigd om tot opzegging over te gaan met een opzegtermijn van 1 maand.

10.4.   iO kan een Overeenkomst altijd, per direct, zonder opzegtermijn, opzeggen als de Leverancier surseance van betaling heeft aangevraagd of failliet is, als de juridische zeggenschap over de Leverancier wijzigt, of als de Leverancier na een schriftelijke ingebrekestelling niet in staat is geweest zijn contractuele verplichtingen binnen de 15 dagen na te komen.

11.     Garanties en aansprakelijkheid

11.1.   De Leverancier garandeert dat de Diensten geen inbreuk maken op rechten van derden, waaronder doch niet beperkt tot patenten, auteursrechten, modellen, merken, handelsnamen, databanken, of andere intellectuele eigendomsrechten, en vrijwaart iO voor alle aanspraken van derden hieromtrent.

11.2.   De Leverancier zal iO volledig schadeloosstellen en vrijwaren, inclusief advocaten kosten, voor gebreken in de door hem geleverde Diensten.

11.3.   De Leverancier is ten aanzien van iO en derden aansprakelijk voor alle schade en kosten veroorzaakt bij of door de (laattijdige) uitvoering van een Overeenkomst en/of inbreuken op rechten van derden.

11.4.   In geval van verbreking door de Leverancier zal de Leverancier van rechtswege een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn aan iO van 20% van de waarde van de Diensten, onder voorbehoud van het recht op een hogere schadevergoeding.

11.5.   De Leverancier zal zich tegen de wettelijke aansprakelijkheid en aansprakelijkheid uit enige Overeenkomst adequaat verzekerd houden voor de duur van een Overeenkomst.

11.6.   Partijen zijn niet aansprakelijk als zij door overmacht, of andere omstandigheden buiten zijn/haar wil om, worden verhinderd om een Overeenkomst uit te voeren.

12.     Diverse bepalingen

12.1.   Een Overeenkomst doet geen exclusiviteit ontstaan.

12.2.   Als Partijen gebruik maken van een elektronische handtekening dan verbinden ze daaraan dezelfde rechtsgevolgen die een niet-elektronische handtekening heeft.

12.3.   De Leverancier heeft geen recht om de naam/het logo van iO en de aard van de Diensten te benoemen voor promotionele doeleinden, behoudens met schriftelijke toestemming van iO.

12.4.    De Leverancier onthoudt zich ervan om personen die voor iO werken (in)direct in dienst te nemen, voor hem te laten werken of daartoe een aanbod te doen. De Leverancier mag op geen enkele manier proberen om deze personen hun relatie met iO te doen beëindigen tijdens de duur van een Overeenkomst en tot 12 maanden daarna. Als de Leverancier deze bepaling niet nakomt is hij een direct opeisbare forfaitaire schadevergoeding van € 50.000 verschuldigd aan iO. Ook heeft iO het recht om een volledige schadevergoeding te eisen of andere rechtsmiddelen in te stellen.

12.5.   De Leverancier voert een Overeenkomst uit als zelfstandig dienstverlener, zonder enige band van ondergeschiktheid en gezag van iO. De Leverancier verbindt zich ertoe de bepalingen van een Overeenkomst strikt na te leven en alle nodige formaliteiten met betrekking tot sociale en fiscale verplichtingen na te leven.

12.6.   Als een (gedeelte van een) bepaling in een Overeenkomst of in de AIV nietig of niet afdwingbaar is, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen vervangen die bepalingen nu al (impliciet) door, of leggen de overige bepalingen uit als een bepaling die niet nietig en afdwingbaar is en die het doel en de strekking van die andere bepaling zoveel mogelijk benadert.

12.7.   Een bepaling in een Overeenkomst heeft voorrang op een daarmee strijdige bepaling in de AIV.

12.8.   iO behoudt zich het recht voor om de inhoud van de AIV te wijzigen. De door iO aangebrachte wijzigingen worden van kracht nadat de Leverancier over de wijzigingen is geïnformeerd.

13.     Toepasselijk recht en forumkeuze

13.1.   Overeenkomsten en geschillen die in verband met een Overeenkomst mochten ontstaan, worden beheerst door het Belgisch recht als het om een Belgische vestiging van iO gaat en het Nederlands recht als het om een Nederlandse vestiging van iO gaat. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

13.2.   Geschillen die in verband met een Overeenkomst mochten ontstaan, worden in eerste aanleg uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de plaats van vestiging van iO.