1.         Definities

AV: deze algemene voorwaarden.

Diensten: alles wat de Opdrachtnemer uitvoert of levert op grond van een Overeenkomst, zoals de levering van diensten, producten, materialen, software, hardware, (digitale) data, rechten, (…).

Diensten van derden: alle diensten, producten, materialen, software, hardware, (digitale) data en rechten van derden, (…) die de Opdrachtnemer als onderdeel van de Diensten levert aan de Klant.

IE-rechten: alle vormen van intellectuele eigendomsrechten.

iO: alle vennootschappen die behoren tot de groep van ondernemingen onder de naar Belgisch recht opgerichte holding vennootschap iO Group NV met ondernemingsnummer 0712.677.311.

Klant: de wederpartij bij een Overeenkomst met Opdrachtnemer.

Opdrachtnemer: de vennootschap die behoort tot iO en die partij is bij een Overeenkomst.

Overeenkomst: een Overeenkomst die Partijen willen aangaan of zijn aangegaan van welke aard dan ook.

Partijen: de Klant en de Opdrachtnemer.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

2.         Toepassingsgebied

2.1.     De AV zijn van toepassing op elke Overeenkomst die de Opdrachtnemer aangaat, alsook op alle daaruit voortvloeiende verbintenissen.  Andere voorwaarden van de Klant, onder welke benaming dan ook, zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.

2.2.     De AV gelden voor de Opdrachtnemer en alle vennootschappen die behoren tot iO. Deze vennootschappen kunnen ten aanzien van de Klant rechtstreeks een beroep doen op deze AV.

2.3.     Indien een Overeenkomst afwijkt van een of meerdere bepalingen van de AV, prevaleert het bepaalde in een Overeenkomst. In dat geval blijven de overige bepalingen van de AV onverminderd van toepassing op de Overeenkomst.

2.4.     Op Diensten van derden kunnen voorwaarden van die derden van toepassing zijn. De Klant aanvaardt die voorwaarden ten opzichte van de Opdrachtnemer en die derden. Opdrachtnemer deelt op verzoek van de Klant deze voorwaarden mee.

3.         Uitvoering van Overeenkomsten

3.1.      Uit elke Overeenkomst met de Opdrachtnemer vloeien inspanningsverplichtingen voort. De Opdrachtnemer spant zich in om een Overeenkomst tijdig, correct en volgens marktstandaarden uit te voeren.

3.2.     De Klant verleent alle medewerking die de Opdrachtnemer nodig heeft om een Overeenkomst uit te kunnen voeren. De Klant levert gevraagd en ongevraagd alles tijdig aan wat nodig is voor de uitvoering van een Overeenkomst, zoals informatie, personeel, producten, materialen, software, (digitale) data, rechten, (…).

3.3.     Het personeel dat de Klant bij de uitvoering van een Overeenkomst betrekt beschikt over voldoende relevante kennis, deskundigheid en ervaring. De Klant verleent zijn personeel voldoende rechten of volmachten om namens de Klant beslissingen over de uitvoering van een Overeenkomst te kunnen nemen.

3.4.     Als de Klant zijn verplichtingen niet nakomt, kan de Opdrachtnemer niet in verzuim raken voor de nakoming van zijn eigen verplichtingen onder een Overeenkomst en is de Opdrachtnemer niet aansprakelijk voor enige schade die hieruit voortvloeit.

3.5.     De Klant kan verzoeken dat de Opdrachtnemer extra Diensten buiten een lopende Overeenkomst levert.  De Opdrachtnemer is niet zonder meer gehouden aan dergelijk verzoek te voldoen. De Klant erkent dat dit verzoek een impact kan hebben op de uitvoering van dan al lopende Overeenkomsten.

3.6.     Als de Klant de Diensten naar het oordeel van de Opdrachtnemer misbruikt, kan de Opdrachtnemer het verdere gebruik of toegang tot de Diensten voor de Klant (tijdelijk) beperken en zijn eigen verplichtingen met betrekking tot die Diensten (tijdelijk) opschorten.

3.7.     Indien de Opdrachtnemer het beheer overneemt van bepaalde systemen die door de Klant of diens derden zijn ontwikkeld, en/of hier een koppeling mee maakt, dan is de Opdrachtnemer nooit aansprakelijk voor eventuele gebreken die door een ander dan de Opdrachtnemer zelf zijn veroorzaakt.

4.         Levering en acceptatie

4.1.     De door Opdrachtnemer opgegeven (op)levertermijn is altijd een indicatie. Overschrijding van dergelijke (op)levertijd geeft geen recht op schadevergoeding.

4.2.     De Partijen kunnen acceptatiecriteria overeenkomen waaraan de Diensten moeten voldoen op moment van oplevering. Om te toetsen of de Diensten aan die acceptatiecriteria voldoen, komen de Partijen een acceptatieprocedure overeen.

4.3.     Als de Partijen geen acceptatieprocedure overeenkomen, moet de Klant de Diensten binnen 14 dagen na oplevering inspecteren. De oplevering vindt plaats op het moment dat de Opdrachtnemer de Diensten aan de Klant ter beschikking stelt. Tenzij de Klant eerder heeft geprotesteerd, accepteert hij automatisch de Diensten na het verlopen van deze 14 dagen of, indien eerder, op het moment dat hij de Diensten feitelijk in gebruik neemt.

4.4.     Door acceptatie bevestigt de Klant dat de Diensten beantwoorden aan de Overeenkomst. Na acceptatie heeft de Opdrachtnemer alleen verplichtingen voor gebreken in de Diensten op basis van eventuele afzonderlijke garantie- of onderhoudsafspraken.

5.         Prijs

5.1.     Prijzen worden weergegeven in de lokale munteenheid en zijn exclusief btw en andere mogelijke heffingen.

5.2.     Prijzen kunnen jaarlijks worden aangepast op basis van inflatie en stijging van loon- en andere kosten. De Klant zal op de hoogte worden gebracht van eventuele wijzigingen in de prijzen.

5.3.     Begroting van uren en prijzen in een Overeenkomst hebben altijd een indicatief karakter.  

5.4.      Voor Diensten van derden kan een toeslag boven op de kostprijs worden aangerekend. In geval van aankoop van media geldt een toeslag van ten minste 2,5%. De Opdrachtnemer kan de Diensten van derden voor- of achteraf, geheel of gedeeltelijk factureren aan de Klant.

5.5.     Kosten, zoals maar niet beperkt tot reis- en verblijfkosten of kosten die redelijkerwijs gemaakt moeten worden om de Diensten behoorlijk uit te kunnen voeren, dienen door de Klant te worden vergoed. Opdrachtnemer zal de Klant zo veel mogelijk vooraf informeren over deze kosten.

5.6.     Als externe kosten voor de Diensten zijn toegenomen door bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving en/of gestegen prijzen van de Diensten van derden, kan de Opdrachtnemer deze in rekening brengen aan de Klant.

6.         Betaling

6.1.     De Opdrachtnemer zal maandelijks alle Diensten factureren, vermeerderd met een toeslag van 2,5% gerekend voor kantoorkosten.

6.2.     Facturen moeten binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum betaald worden. Facturen kunnen enkel binnen 14 kalenderdagen na de factuurdatum betwist worden met een schriftelijke motivatie op het e-mailadres zoals vermeld op de factuur. Betwisting van een factuur verandert niets aan de opeisbaarheid ervan.

6.3.     Op verzoek en voor rekening van de Klant kan een vertaling van de factuur bezorgd worden.

6.4.     Als de Klant een betalingsverplichting niet nakomt, heeft de Opdrachtnemer recht op de wettelijke rente en een bijkomende vergoeding van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van € 250. Daarnaast heeft de Opdrachtnemer het recht om een volledige schadevergoeding te vorderen of een ander recht uit te oefenen, zoals opschorting van de Diensten

6.5.     De Klant heeft niet het recht om een betalingsverplichting op te schorten of te verrekenen met een vordering op de Opdrachtnemer.

6.6.     Als uit een Overeenkomst voortvloeit dat een eigendoms- of ander recht wordt overgedragen, wordt dit recht voorbehouden of opgeschort tot het moment dat de Klant aan al haar betalingsverplichtingen voor alle lopende Overeenkomsten heeft voldaan.

7.         IE-rechten

7.1.     Als de Opdrachtnemer producten, materialen, software, (digitale) data (…) van de Klant dient te gebruiken voor de uitvoering van een Overeenkomst, verleent de Klant een licentie met de reikwijdte die daarvoor nodig is. Als een derde de rechthebbende is op IE-rechten staat de Klant ervoor in dat hij voldoende rechten heeft om de licentie te verstrekken aan de Opdrachtnemer. De Klant vrijwaart de Opdrachtnemer tegen aanspraken van derden hierover.  

7.2.     Als er in de uitvoering van een Overeenkomst IE-rechten ontstaan, komen die van rechtswege toe aan de Opdrachtnemer. 

7.3.     De Opdrachtnemer verleent de Klant een eeuwigdurende, onbeperkte, royalty-vrije, niet-overdraagbare, niet-sublicentieerbare en niet-exclusieve licentie op de IE-rechten die ontstaan in de uitvoering van een Overeenkomst met de reikwijdte die de Klant nodig heeft om de (resultaten van de) Diensten normaal te gebruiken.

7.4.     De Opdrachtnemer is nooit verplicht IE-rechten over te dragen die niet van de Opdrachtnemer zijn. Ook is de Opdrachtnemer nooit verplicht om IE-rechten op standaardonderdelen over te dragen.  

8.         Vertrouwelijkheid 

8.1.     Partijen behandelen alle informatie die zij van de andere partij ontvangen strikt vertrouwelijk. Informatie wordt enkel gedeeld met personen die bij (de uitvoering van) een Overeenkomst betrokken zijn en daar kennis van moeten nemen. Partijen treffen passende maatregelen om de vertrouwelijkheid te waarborgen van de informatie die van de andere partij afkomstig is.

8.2.     Partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie te vernietigen op eerste verzoek van de andere Partij, of bij het einde van een Overeenkomst.

9.         Privacy en persoonsgegevens

9.1.     Als de Opdrachtnemer op enig moment ten opzichte van de Klant als verwerker moet worden aangemerkt en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), kan op eerste verzoek van de Klant een afzonderlijke verwerkersovereenkomst worden aangegaan zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

9.2.     De Opdrachtnemer zal dan in ieder geval slechts Persoonsgegevens van de Klant verwerken voor zover dat noodzakelijk is om de Diensten uit te voeren. Na beëindiging van een Overeenkomst of op verzoek van de Klant zal Opdrachtnemer de Persoonsgegevens verwijderen, behoudens een wettelijke verplichting om de Persoonsgegevens langer te bewaren. 

9.3.     De Opdrachtnemer zal in de hoedanigheid van verwerker de nodige bijstand verlenen aan de Klant om te voldoen aan de AVG. De Opdrachtnemer kan naar redelijkheid kosten in rekening brengen voor het verlenen van deze bijstand.

9.4.      De Opdrachtnemer zal een inbreuk in verband met de Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging melden aan de Klant.

9.5.     De Opdrachtnemer verwerkt alle Persoonsgegevens in de EER of landen met een adequaat beschermingsniveau. Het verwerken van persoonsgegevens buiten de deze landen zal alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van de Klant.

9.6.     De Klant geeft algemene toestemming om derden als (sub)verwerker(s) in te schakelen. De Opdrachtnemer zal een eventuele subverwerker verplichten de bepalingen van een Overeenkomst na te leven. Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor de subverwerker.

9.7.     De Opdrachtnemer zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de persoonsgegevens te beveiligen.

10.      Duur en beëindiging

10.1.  Tenzij anders wordt overeengekomen, wordt een Overeenkomst aangegaan voor onbepaalde duur. Een Overeenkomst die voor onbepaalde duur is aangegaan, kan door Partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden.

10.2.  De Opdrachtnemer kan een Overeenkomst altijd, per direct, zonder opzegtermijn, ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst opzeggen, zonder dat Opdrachtnemer tot enige schadevergoeding is gehouden en onverminderd haar verdere rechten, waaronder begrepen het recht van Opdrachtnemer op volledige schadevergoeding,  als er sprake is van:

• surseance van betaling of faillietverklaring van de Klant, of een aanvraag daartoe;

• verkoop of beëindiging van de Klant, dan wel de juridische zeggenschap over de Klant anderszins wijzigt;

• geheel of gedeeltelijk beslaglegging op het vermogen van de Klant;

• een betalingsachterstand van meer dan 60 dagen op een of meerdere factu(u)r(en);

• het niet of niet volledig nakomen van de verplichtingen van de Klant waardoor een verderzetting van de samenwerking niet meer redelijkerwijze van de Opdrachtnemer kan worden verwacht.

10.3.    Bij annulering of beëindiging van een Overeenkomst heeft Opdrachtnemer het recht al de gemaakte kosten alsmede de nog te maken kosten en/of schade die verband houden met een Overeenkomst door te rekenen aan de Klant.  

10.4.    Partijen kunnen een Overeenkomst niet vernietigen.

11.      Aansprakelijkheid

11.1.    De aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer is beperkt tot directe schade die het gevolg is van een beroepsfout van de Opdrachtnemer. Van een beroepsfout is sprake in geval van een nalatigheid, vergissing, fout, verzuim, onjuiste voorstelling van zaken of welke foutieve handeling of foutief nalaten dan ook, door de Opdrachtnemer, begaan in het kader van (de uitvoering van) een Overeenkomst.

11.2.     Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer  voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Opdrachtnemer voor uitvoering van een Overeenkomst heeft ontvangen. Als een Overeenkomst een looptijd van meer dan 6 maanden heeft, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de Opdrachtnemer in de 6 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakend feit voor de uitvoering van een Overeenkomst heeft ontvangen. In alle gevallen is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal € 500.000 of zoveel minder dat de verzekeraar van de Opdrachtnemer ter zake van de aanspraak feitelijk uitkeert.

11.3.    Aansprakelijkheid voor indirecte schade zoals, maar niet uitsluitend, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of kansen, verminderde goodwill of bedrijfsstagnatie, schade veroorzaakt door Diensten van derden, zaken die door de Klant aan de Opdrachtnemer zijn voorgeschreven en schade die verband houdt met verminking, vernietiging of verlies van gegevens en documenten et cetera, is uitdrukkelijk uitgesloten.

11.4.    Aansprakelijkheid voor schade door personen- en zaakschade is beperkt tot € 1.250.000 per schadeveroorzakende gebeurtenis of per reeks van samenhangende gebeurtenissen.

11.5.  De Opdrachtnemer is niet aansprakelijk als hij/zij door overmacht, of andere omstandigheden buiten zijn/haar wil om, wordt verhinderd om een Overeenkomst uit te voeren. Dit kan ten gevolge zijn van onder andere sociale conflicten, onderbrekingen van het elektriciteits- of telecommunicatienetwerk, een black-out, pandemieën of onbeschikbaarheid van webhosts of sociale media. Als Diensten van derden (tijdelijk) niet beschikbaar of gebrekkig blijken zonder dat de Opdrachtnemer daar enige invloed op kan uitoefenen, is er ook sprake van overmacht.

11.6.  De Klant verbindt zich ertoe geen directe vorderingen of claims, uit welke hoofde dan ook, in te stellen tegen individuele werknemers, onderaannemers, vertegenwoordigers of andere hulppersonen van de Opdrachtnemer.

11.7.  Vorderingen van de Klant vervallen binnen 3 maanden na de gebeurtenis die aanspraak tot betaling geeft, tenzij de Klant eerder een rechtsvordering hiervoor heeft ingesteld.

12.      Diverse bepalingen

12.1.  Een Overeenkomst doet geen exclusieve samenwerking ontstaan.

12.2.  Als Partijen gebruik maken van een elektronische handtekening, dan verbinden ze daaraan dezelfde rechtsgevolgen die een niet-elektronische handtekening heeft.

12.3.  De Opdrachtnemer is bevoegd om de naam van de Klant en de aard van de Diensten te benoemen voor promotionele doeleinden.

12.4.  De Opdrachtnemer is gerechtigd om toepassingen met Artificiële Intelligentie te hanteren tijdens de uitvoering van een Overeenkomst.

12.5.    De Klant onthoudt zich ervan om personen die voor de Opdrachtnemer werken (in)direct in dienst te nemen, voor hem te laten werken of daartoe een aanbod te doen. De Klant mag op geen enkele manier proberen om deze personen hun relatie met de Opdrachtnemer te doen beëindigen tijdens de duur van een Overeenkomst en tot 12 maanden daarna. Als de Klant deze bepaling niet nakomt is hij een direct opeisbare forfaitaire schadevergoeding van € 50.000 verschuldigd aan de Opdrachtnemer. Ook heeft de Opdrachtnemer het recht om een volledige schadevergoeding te eisen of andere rechtsmiddelen in te stellen.

12.6.  Als een (gedeelte van) een of meerdere bepaling(en) in een Overeenkomst of in de AV nietig, vernietigbaar of niet afdwingbaar is, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen alsdan in overleg treden om een nietige of vernietigde bepaling te vervangen door een bepaling die wel geldig c.q. niet vernietigbaar is en die zoveel als mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling.

12.7.  De Opdrachtnemer is bevoegd de inhoud van de AV te wijzigen. Door de Opdrachtnemer aangebrachte wijzigingen worden van kracht nadat de Klant over de wijzigingen is geïnformeerd.

13.      Toepasselijk recht en forumkeuze

13.1.  Alle overeenkomsten en geschillen die in verband met een Overeenkomst mochten ontstaan, worden beheerst door het recht van het land waar de Opdrachtnemer is gevestigd. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten. Uitsluitend de rechtbank in het arrondissement waar de Opdrachtnemer is gevestigd, is bevoegd kennis te nemen van geschillen voortvloeiend uit of samenhangend met de Overeenkomst.

Versie 10 maart 2025