Met deze nieuwe richtlijnen zorgt Gmail in 2024 voor een veiligere inbox

Wat is e-mailauthenticatie? 

E-mailauthenticatie instellen is een beetje hetzelfde als je identiteitskaart tonen voor officiële doeleinden. Een authentiek domein bewijst dat jij, als afzender, bent wie je zegt.  

Daarvoor kan je drie tools inzetten: 

1. Sender Policy Framework (SPF), een identificatiemethode die ontworpen werd om vervalste adressen op te sporen tijdens het bezorgen van de e-mail; 

2. DomainKeys Identified Mail (DKIM), een methode die nakijkt of een e-mail van een bepaald domein effectief door dat domein verzonden werd; 

3. Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC), een identificatieprotocol dat als verlengde van SPF en DKIM werkt.  

Geen zorgen als dat allemaal iets te technisch klinkt voor je: onze e-mail- en deliverability-experts helpen je graag de authenticatie van je domein goed te krijgen. 

Email Service Providers (ESP’s) zoals HubSpot, Campaign Monitor, en Mailchimp gebruiken hun eigen mailservers, maar om via die servers e-mails te kunnen verzenden, moet je kunnen aantonen dat jij als gebruiker van die tools ook eigenaar bent van het domein. 

Waarom is authenticatie belangrijk? 

Er zijn drie grote redenen waarom authenticatie op vlak van e-mail belangrijk is: 

• Authenticatie beschermt ontvangers tegen schadelijke berichten, zoals spoofing en phishing; 

• Authenticatie beschermt jou en je organisatie tegen nabootsing van je identiteit; 

• E-mails met authenticatie worden minder snel geweigerd of gemarkeerd als spam door Gmail. 

Hoe stel je e-mailauthenticatie in? 

SPF- en DKIM-authenticatie verloopt via DNS-records op het domein van je website. De instructies om dat allemaal juist in te stellen, vind je vaak terug bij de algemene accountinstellingen van je ESP. Met andere woorden: je hebt toegang nodig tot je DNS-instellingen om de juiste records toe te voegen. Je domeinbeheerder (of jij) moet die records dan toevoegen via het portaal van je webhosting of de plaats waar je domeinnaam staat. 

Een SPF-record is gelinkt aan je domeinnaam. Je hebt dus geen apart SPF-record nodig voor elk e-mailadres (bv. jenaam@jouwbedrijf.be), maar wel voor elke domeinnaam (bv. jouwbedrijf.be). Alle e-mailadressen die aan dat domein zijn gelinkt, zijn op die manier beschermd. 

Bij meer dan 5.000 e-mails per dag naar Gmail-gebruikers, moet je ook een DMARC-policy instellen. Dat is een overkoepelend geheel voor SPF en DKIM-controles. De bijhorende DMARC-policy geeft aan wat de ontvangende e-mailserver met het bericht moet doen als de DMARC-controle zou falen voor een e-mail.  

Voorlopig volstaat het nog om deze policy in te stellen op “p=none”. In dat geval wordt de e-mail net zo behandeld als wanneer er geen DMARC-record is. Die policy gebruik je meestal om je e-mailstromen in kaart te brengen, zonder daarbij aan afleverbaarheid in te boeten. 

Wanneer je alleen e-mails stuurt naar mensen die berichten van jou (en/of je organisatie) willen ontvangen, is de kans kleiner dat ze die e-mails als spam rapporteren. En dat is positief nieuws, want hoe meer mensen berichten van jouw domein als spam rapporteren, hoe groter de kans dat dat ook gebeurt met je toekomstige berichten. 

Hoe zorg je voor betrokken ontvangers? 

Met deze tips verklein je de kans als spam gerapporteerd te worden: 

• Zorg ervoor dat ontvangers er actief voor kiezen om e-mails van jou te ontvangen; 

• Bevestig het e-mailadres van elke ontvanger voordat je hen inschrijft (tweestapsverificatie, of 2FA); 

• Stuur regelmatig e-mails om te bevestigen dat ontvangers geabonneerd willen blijven; 

• Overweeg om ontvangers die je berichten niet (vaak) openen of lezen, uit te schrijven. 

Zorg ervoor dat ontvangers zich makkelijk kunnen uitschrijven 

Organisaties die e-mails sturen, moeten voor hun ontvangers een makkelijke manier voorzien om zich af te melden. Door die mogelijkheid in je e-mails op te nemen, kan je je open rates en doorklikratio’s verbeteren. Contacten die zich uitschrijven voor je communicatie zijn altijd beter dan contacten die je e-mails als spam markeren — spamklachten hebben namelijk een veel grotere impact op je verzendreputatie. 

Bovendien zorgt een uitschrijflink onderaan je e-mails ervoor dat je contactlijsten up-to-date blijven en dat je enkel geïnteresseerde contacten bereikt. En, we herhalen: als je meer dan 5.000 e-mails per dag verstuurt, moeten contacten zich met één klik kunnen afmelden. De meeste ESP’s beschikken over die functionaliteit. Is dat bij jouw ESP niet het geval? Dan moet je handmatig je e-mailheaders aanpassen. Hoe je dat doet, lees je in het Helpcentrum van Gmail.