Van chaos naar structuur: het stroomlijnen van gemeentelijke websites
Op de website van een gemeente zoeken inwoners naar uiteenlopende informatie. Van hulp bij ongediertebestrijding, tot vergunningen voor bouwprojecten en van toegang tot jeugdzorg tot het vernieuwen van een paspoort. Maar hoe houd je zo’n enorme website nou zo beheersbaar mogelijk? Daarvoor moesten de bestaande pagina’s inhoudelijk opnieuw gewaardeerd worden. En om de websites beter te kunnen beheren, gingen de gemeenten terug van zo’n 3.000 tot 13.000 pagina’s terug naar een paar honderd pagina’s per website. We herschreven de informatie naar heldere, leesbare en beknopte teksten voor alle inwoners van Amstelveen en Aalsmeer.
Overschot aan pagina’s terugbrengen tot relevante en goed vindbare informatie, gegoten in teksten die voor iedereen prettig leesbaar en begrijpelijk zijn.
Nieuwe, gebruiksvriendelijke gemeentewebsites, waar inwoners kunnen vinden wat ze zoeken, waar informatie beter is ingericht en die voldoen aan wet- en regelgeving.
Over de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer
Gemeente Amstelveen en Gemeente Aalsmeer liggen beide onder de rook van Amsterdam en Schiphol, en hebben in totaal zo’n 128.000 inwoners. Gemeente Amstelveen is een ondernemende, groene en internationale stad, net klein genoeg voor een persoonlijke sfeer. Gemeente Aalsmeer staat bekend om haar bloemenindustrie. Het is een mix van stedelijke en landelijke gebieden, met veel natuur en water rondom de Ringvaart en de Westeinderplassen. Daarnaast is Aalsmeer vanwege de locatie aantrekkelijk voor zowel bewoners als bedrijven. Beide gemeenten grepen de gelegenheid aan om met de migratie naar een nieuw CMS, Drupal voor Overheden, een verbeterslag te maken in hun digitale dienstverlening. Om met hun website inwoners, ondernemers en andere geïnteresseerden gebruiksvriendelijke toegang te geven tot gemeentelijke diensten en informatie.
Van workflow tot website
Het projectteam van de gemeenten bestond uit 5 leden en een projectmanager. Ze waren elk verantwoordelijk voor hun eigen aandachtsgebied, bijvoorbeeld het sociaal domein, bouwprojecten of bestuur en organisatie.
Voor een groot deel van de content hadden zij in de organisatie geïnventariseerd welke informatie meeging naar de nieuwe website. Deze content moest voldoen aan bepaalde richtlijnen en uitgangspunten. Vervolgens belegden zij het eigenaarschap van alle pagina’s bij hun collega’s van de verschillende vakafdelingen. Deze personen werden informatie-eigenaars en inhoudelijk verantwoordelijk voor onder andere de feitelijke juistheid en de actualiteit van de pagina’s over een bepaald onderwerp of domein.
Het projectteam nam verantwoordelijkheid over de vorm van deze pagina’s. Zo kreeg elke pagina een tandem van een informatie-eigenaar (inhoud) en vorm-eigenaar (vorm). De vorm-eigenaars hadden de volgende taken:
Gieten van de informatie in vaste sjablonen en formats.
Schrijven van zo helder en beknopt mogelijke teksten.
Afstemming van de teksten met de informatie-eigenaren.
Plaatsen van de teksten in het nieuwe contentmanagementsysteem (CMS).
Er was door het projectteam dus al veel voorwerk verricht.
De rol van iO in deze grote contentmigratie
Het team van iO bestond uit 4 contentspecialisten en een projectmanager. We ondersteunden het projectteam van de gemeenten in hun taken als vorm-eigenaar. Zo vertaalden we alle informatie naar heldere, gebruiksvriendelijke en begrijpelijke teksten. Daarnaast deden we eindredactie op al herschreven teksten en plaatsten we de teksten in het nieuwe CMS, Drupal voor Overheden. Daarbij hoorde ook het bepalen van zo’n 1000 re-directs: een verwijzing van een URL van een oude pagina naar een URL van een nieuwe pagina.
"Websites vernieuwen is een grote klus, zeker als je overstapt naar een nieuw CMS en alle content wil inventariseren, optimaliseren en migreren. De contentspecialisten van iO hebben ons hier enorm mee geholpen. De websites zijn een stuk verbeterd qua toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid."
Erik Bauer, Projectmanager Gemeente Amstelveen
Gestroomlijnde samenwerking voor uniforme websitecontent
6 maanden lang hebben wij elke pagina die voorbijkwam kritisch onder de loep genomen. Wat kon er geherstructureerd, begrijpelijk en korter? Heeft de inwoner alle informatie of instructies om bepaalde handelingen te verrichten? Door continu met elkaar af te stemmen over schrijfafspraken en de tone of voice kwamen we samen tot een uniform geheel van pagina’s, waar overal vanuit de bezoeker van de website is gedacht.
Het optimaliseren van de content ging sneller dan gepland vanwege onze grondige aanpak en de fijne samenwerking met het projectteam. We pakten alle verzoeken vanuit de klant meteen op, stelden kritische vragen en leverden snel. Daardoor hebben we veel uren kunnen steken in eindredactie en het helpen plaatsen van alle pagina’s in het CMS.
Wil je meer weten over deze case?
Danny van Steijn - Client Director & Content StrategistResultaat: een veel betere online ervaring voor de gebruikers van de gemeentesites
Uiteindelijk hebben we gezamenlijk gezorgd voor een stuk minder pagina’s en daarmee beheersbare informatie en betere vindbaarheid. De gebruikers en hun belangrijkste taken staan centraal op de nieuwe websites van gemeente Amstelveen en Aalsmeer.
Zowel de teamleden vanuit de gemeente als het team van iO kijken terug op een zeer geslaagd project. Informatie op de websites is nu veel beter vindbaar en gefilterd op relevantie voor de inwoner. De communicatie verliep gedurende het hele traject uitstekend. Alle inspanningen waren continu gericht op eenzelfde doel: de Inwoner zo goed mogelijk van dienst zijn.
Wil jij ook de online dienstverlening van jouw organisatie verbeteren?
Neem dan contact op met Danny van Steijn. En ga in gesprek over jouw vraagstuk om jouw groeikansen te ontdekken.