"Nadat iO enkele jaren geleden een nieuwe website voor het BIV opleverde, heeft het BIV resoluut de digitale kaart getrokken en de samenwerking verder gezet", zegt Frank Damen, Digital Manager van BIV.

"De totale transparantie en een groot probleemoplossend vermogen, hebben intussen geleid tot onder meer een online makelaarsaccount met tal van functies, een vormingenbeheerplatform en een examenomgeving."

De publieke Drupal-website van het BIV is in de eerste plaats de place-to-go voor de Belgische vastgoedmakelaar. Het is een verzamelplaats van relevante info in het kader van de uitoefening van zijn job: wetswijzigingen, naslagwerk, modeldocumenten, publicaties, procedures en meer.

Daarnaast is het de plaats waar consumenten terecht kunnen wanneer ze op zoek zijn naar vastgoedmakelaar in de buurt, of om klacht in te dienen na onregelmatigheden. Voor kandidaat-vastgoedmakelaars is de website het startpunt om hun traject naar een erkenning als vastgoedmakelaar te starten.

Een gebruiksvriendelijke website met duidelijke informatie-architectuur en krachtige zoekfunctie was dus essentieel. Ook besteedden we veel aandacht aan de backend van het CMS, zodat de duizenden stukken inhoud eenvoudig beheerd kunnen worden.

Extranet: digitale informatie-uitwisseling

Zowel in de aanloop naar een erkenning als vastgoedmakelaar als in de jaren nadien komen er heel wat documenten en informatie-uitwisseling tussen het BIV en de (kandidaat-)vastgoedmakelaar aan te pas.

Waar tot voor kort heel veel via klassieke post gebeurde, heeft elke makelaar nu zijn eigen “digital office” gekregen in een afgeschermde zone, waarin hij persoonlijke gegevens kan consulteren. Denk bijvoorbeeld aan het aantal gevolgde uren vorming op zijn conto.

De makelaar in kwestie kan hier niet alleen zijn profiel beheren, maar verwerkt ook alle administratie, die vervolgens automatisch en snel verwerkt wordt in de ERP-systemen van het BIV.

Een van de paradepaardjes is de volledige digitale onboarding van nieuwe kandidaat-makelaars. De procedure die tot nu toe gevolgd moest worden was behoorlijk verouderd en niet echt gebruiksvriendelijk: kandidaten moesten formulieren afdrukken en invullen, ze samen met een aantal attesten en bewijsstukken per post opsturen, en dan wachten op de verwerking ervan.

Bij de nieuwe, volledig digitale onboarding identificeert de gebruiker zich via itsme of eID. De gekende gegevens worden automatisch ingevuld, wat de gebruiker een hoop werk bespaart. Vervolgens kan de kandidaat-makelaar alle benodigde attesten en documenten digitaal uploaden en kan hij de verwerking ervan online opvolgen.

Die verwerking gebeurt ook bij het BIV nu volledig digitaal. Omdat er niet langer documenten moeten worden ingescand overgetypt, is het hele proces drastisch versneld en de kans op fouten aanzienlijk verminderd. Zodra de procedure afgerond is krijgt de makelaar toegang tot alle functionaliteiten en gegevens van het BIV-extranet.

Intranet: organisatie van opleidingen

Het BIV zet zwaar in op een doorgedreven professionalisering van de hele sector. Niet alleen omdat de steeds complexer wordende wetgeving dat nu eenmaal vereist, maar ook omdat een vastgoedmakelaar een grote verantwoordelijkheid heeft.

Opleidingen worden zowel klassikaal georganiseerd (door het BIV, of door externe opleidingspartners), als via e-learning. Via de geïntegreerde webapplicatie Edux worden opleidingen, opleidingslocaties en -momenten vastgelegd en inschrijvingen en aanwezigheden beheerd.

Het BIV is hier door de jaren heen geëvolueerd van voornamelijk organisator van opleidingen naar vooral enabler en gatekeeper. Opleidingsinstellingen uit alle hoeken van het land krijgen de tools om zelf in te staan voor de attesten van de makelaars, terwijl het BIV zelf de handen vrij krijgt voor kwaliteitscontrole in plaats van klassiek dossierbeheer.

Na het volgen van opleidingen (en/of examens) ontvangen makelaars automatisch een attest/certificaat. Hiervoor communiceert het platform met verschillende API’s van externe opleidingsinstanties die aanwezigheden doorgeven aan het BIV.

Tot slot laat deze applicatie toe om de rol als controleorgaan uit te spelen en in kaart te brengen welke makelaars hun opleidingsquota niet halen of ondermaats presteren.

E-learning voor vastgoedmakelaars

Vastgoedmakelaars kunnen zichzelf bijscholen via de online e-learningtool die we hen aanbieden en die volledig geïntegreerd is met het extranet enerzijds, en het opleidingsmanagementplatform anderzijds.

Stagetool & online examentool

In de aanloop naar een erkenning als vastgoedmakelaar moet de stagiair/kandidaat-vastgoedmakelaar stage lopen bij een collega-vastgoedmakelaar. Om dit proces van opvolging voor alle partijen (stagemeester, stagiair en het BIV) te vereenvoudigen verloopt de hele stage via een stage-opvolgingstool gebouwd door iO. Stagedocumenten, worklogs en evaluaties worden in dit systeem ingevoerd en opgevolgd dankzij de bijhorende dashboards.

Vooraleer de stagiair op eigen benen mag staan als vastgoedmakelaar, moet hij een aantal examens afleggen. In het kader van administratieve vereenvoudiging en automatisatie ontwikkelden we een online examentool, geïntegreerd met de ledenzone, waar de makelaar in spe zijn examen kan afleggen.

Een knap staaltje techniek met een aantal geavanceerde beveiligingstechnieken en detecties tegen fraude en misbruik. Bovendien is het systeem voorzien van een slimme rapportage, flexibele vragenbibliotheek en dito modules om examens mee op te bouwen.

De opbouw van het BIV-platform is een technisch meesterwerk. De verschillende elementen zijn op veel vlakken bedrijfskritisch en moeten altijd beschikbaar zijn. Daarnaast bevatten ze ook heel wat gevoelige informatie en dus is een sterke beveiliging prioritair.

• Koppeling met meerdere interne en externe systemen & databases.

• Combinatie van Drupal CMS en PHP Symfony-framework met naadloze integratie.

• Alle systemen zijn gekoppeld met een centraal identiteitssysteem gebaseerd op OAuth-technologie (denk: “Aanmelden met Facebook/Google-stijl”) zodat de makelaar zich niet opnieuw hoeft aan te melden doorheen de verschillende applicaties. Gebruiksgemak en gebruikerservaring voorop.

• Automatisatie van tientallen processen om manueel werk drastisch te verminderen.

• Verschillende brieven, dossiers en papierwerk vervangen door digitale afhandeling. Een besparing van tijd, geld en een verhoging van efficiëntie.

De digitale ambities en toekomstvisie zijn ondanks de knappe verwezenlijkingen van de afgelopen jaren niet min. API, microservices en OpenData staan op de roadmap zodat ook externe en publieke platformen kunnen inhaken op de kennisdatabank van het BIV.

Na een intensief analyse- en ontwikkelingstraject heeft het vastgoedmakelaarschap geen geheimen meer voor ons. Intussen blijven we de verschillende platformen verder uitbreiden in het kader van administratieve vereenvoudiging, digitale transformatie en een paperless desk-missie. Een platform dat vast-goed in elkaar zit.