“Après qu'iO ait livré un nouveau site web pour IPI il y a quelques années, l’IPI s’est réellement investi dans le digital et a poursuivi la coopération", déclare Frank Damen, Digital Manager chez IPI.

"Une transparence totale et une grande capacité à résoudre les problèmes ont depuis lors permis de mettre en place, entre autres, un compte pour agent immobilier en ligne doté de nombreuses fonctions, une plateforme de gestion de la formation et un espace d'examen.

Le site public Drupal de l'IPI est avant tout le lieu de rendez-vous des agents immobiliers belges. Il s'agit d'un lieu de rassemblement d'informations pertinentes dans le cadre de l'exercice de leur métier : changements législatifs, matériel de référence, modèles de documents, publications, procédures, etc.

C'est également le lieu où les consommateurs peuvent se rendre lorsqu'ils cherchent des agents immobiliers dans leur région, ou pour déposer des plaintes après des irrégularités. Pour les futurs agents immobiliers, le site web est le point de départ de leur parcours vers l'accréditation en tant qu'agent immobilier.

Il était donc essentiel de créer un site web convivial, doté d'une architecture d'information claire et d'une fonction de recherche puissante. Nous avons également accordé une grande attention au backend du CMS, afin de pouvoir gérer facilement les milliers de contenus.

Extranet : échange d'informations digitales

Tant dans la phase préparatoire de la reconnaissance en tant qu'agent immobilier que dans les années qui suivent, de nombreux documents et échanges d'informations entre l'IPI et l'agent immobilier (en devenir) sont nécessaires.

Alors que, jusqu'à récemment, beaucoup de choses se faisaient par courrier postal, chaque agent dispose désormais de son propre "bureau digital" dans une zone protégée, où il peut consulter ses données personnelles, telles que le nombre d'heures de formation à son actif.

Ici, l’agent immobilier en question peut non seulement gérer son profil, mais aussi effectuer toutes les démarches administratives, qui sont ensuite traitées automatiquement et rapidement dans les systèmes ERP de l'IPI.

L'une des pièces maîtresses est l'intégration digitale complète des nouveaux candidats. La procédure à suivre jusqu'à présent était assez désuète et peu conviviale : les candidats devaient imprimer et remplir des formulaires, les envoyer par la poste avec un certain nombre de certificats et de pièces justificatives, puis attendre leur traitement.

Avec le nouveau système entièrement numérique, l'utilisateur s'identifie via itsme ou eID. Les détails connus sont remplis automatiquement, ce qui évite à l'utilisateur un travail considérable. L’agent immobilier en devenir peut ensuite télécharger numériquement tous les certificats et documents nécessaires et suivre leur traitement en ligne.

Ce traitement est désormais également effectué de manière entièrement digitale. Comme les documents ne doivent plus être scannés et retapés, l'ensemble du processus a été accéléré et le risque d'erreurs a été considérablement réduit. Une fois la procédure terminée, le courtier a accès à toutes les fonctionnalités et données de l'extranet de l’IPI.

Intranet : organisation des formations

L'IPI s'engage fortement en faveur d'une professionnalisation poussée de l'ensemble du secteur. Non seulement parce qu'une législation de plus en plus complexe l'exige, mais aussi parce qu'un agent immobilier a une grande responsabilité.

Les formations sont organisées à la fois en classe (par l’IPI, ou par des partenaires de formation externes) et par e-learning. Grâce à l'application web intégrée Edux, les formations, les lieux et les horaires de formation sont enregistrés et les inscriptions et la participation peuvent y être gérées.

Dans ce domaine, l'IPI a évolué au fil des ans, passant d'un rôle d'organisateur de formations à un rôle de facilitateur et de gardien. Les instituts de formation des quatre coins du pays sont dotés des outils nécessaires pour attester eux-mêmes des certificats des agents immobiliers, tandis que l'IPI lui-même a les mains libres pour le contrôle de la qualité au lieu de la gestion classique des dossiers.

Après avoir participé aux formations (et/ou aux examens), les agents immobiliers reçoivent automatiquement une attestation/un certificat. À cette fin, la plateforme communique avec diverses API d'organismes de formation externes qui transmettent les présences à l'IPI.

Enfin, cette application lui permet de jouer son rôle d'organe de contrôle et d'identifier les agents qui ne respectent pas leurs quotas de formation ou qui sont peu performants.

E-learning pour les agents immobiliers

Les agents immobiliers peuvent se recycler grâce à l'outil d'apprentissage en ligne que nous leur proposons qui est entièrement intégré à l'extranet, et à la plateforme de gestion de la formation.

Outil de stage et outil d'examen en ligne

Dans la perspective de l'accréditation en tant qu'agent immobilier, le stagiaire/candidat en immobilier doit effectuer un stage auprès d'un collègue agent immobilier. Afin de simplifier ce processus de suivi pour toutes les parties (maître de stage, stagiaire et IPI), l'ensemble du stage passe par un outil de suivi de stage construit par iO. Les documents de stage, les carnets de travail et les évaluations sont saisis dans ce système et suivis grâce aux tableaux de bord qui l'accompagnent.

Avant qu’un stagiaire ne devienne agent immobilier, il doit passer un certain nombre d'examens. Dans le cadre de la simplification administrative et de l'automatisation, nous avons développé un outil d'examen en ligne, intégré à l'espace membre, où l’agent en stage peut passer son examen.

Une technologie intelligente dotée d'un certain nombre de techniques de sécurité avancées et de détections contre la fraude et les abus. De plus, le système offre des rapports intelligents, une bibliothèque de questions flexible et des modules pour construire des examens.

La construction de la plateforme IPI est un chef-d'œuvre technique. Les différents éléments sont critiques pour l'entreprise dans de nombreux domaines et doivent être disponibles à tout moment. Ils contiennent également beaucoup d'informations sensibles, de sorte qu'une sécurité renforcée était une priorité.

• Liaison avec de multiples systèmes et bases de données internes et externes.

• Combinaison du CMS Drupal et du framework PHP Symfony avec une intégration transparente.

• Tous les systèmes sont reliés à un système d'identité central basé sur la technologie OAuth (un peu comme la connexion à Facebook/Google), de sorte que l’agent ne doive pas se reconnecter à travers les différentes applications. La facilité d'utilisation et l'expérience de l'utilisateur passent avant tout.

• Automatisation de dizaines de processus pour réduire considérablement le travail manuel.

• Remplacement de divers courriers, dossiers et documents administratifs par des manipulations digitales. Une économie de temps, d'argent et une amélioration de l'efficacité.

Les ambitions digitales et la vision de l'avenir restent conséquentes malgré les belles réalisations de ces dernières années. API, microservices et OpenData sont au programme afin que les plateformes externes et publiques puissent également puiser dans la base de connaissances de l'IPI.

Après un processus intensif d'analyse et de développement, le processus d’agent immobilier n'a plus de secret pour nous. Parallèlement, nous continuons à développer les différentes plateformes dans le cadre de la simplification administrative, de la transformation digitale et de la mission sans papier.